Шаблон Заявления. Создание и редактирование.
По умолчанию в HRlink доступны 5 стандартных Шаблонов Заявлений на:
Ежегодный оплачиваемый отпуск.
Отпуск без сохранения заработной платы.
Перенос отпуска.
Перевод.
Увольнение.
Вошли в состав 59 релиза и будут доступны по умолчанию на порталах, созданных с 19 сентября, 4 следующих стандартных шаблона Заявлений на:
Отпуск по беременности.
Отпуск по уходу за ребенком.
Донорский день.
Согласие на работу в выходной день.
Вошли в состав 60 релиза и будут доступны по умолчанию на порталах, созданных с 17 октября, 3 следующих стандартных шаблона Заявлений на:
Ведение трудовой книжки.
Материальную помощь.
Налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц на ребенка.
Можно создать пользовательский шаблон Заявления или отредактировать стандартный шаблон, если:
Стандартный шаблон не подходит.
К шаблону необходимо добавить правила проверки дат.
Для создания пользовательского шаблона Заявления:
Отправьте заявку в службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru или персональному менеджеру и укажите в заявке название организации и адрес портала, на который необходимо добавить шаблон.
Заполните таблицу шаблона Заявления.
Приложите текст шаблона Заявления в формате docx, в котором поля для заполнения выделены цветом и проименованы.
Озаглавьте файл Заявления. Например, Заявление на командировку.
Заполните обязательные поля таблицы:
Тип заявления. Озаглавьте Заявление так, как оно будет отображаться на портале. По названию сотрудник будет выбирать в HRlink Заявление из выпадающего списка.
Название поля. Озаглавьте поля, которые сотрудник будет заполнять в HRlink при подаче Заявления. Название поля в HRlink вмещает не более 76 символов. Если название поля содержит более 76 символов, то в Название поля впишите краткий вариант, а для расшифровки используйте Текст подсказки. ❗В таблице не нужно указывать следующие поля: ФИО заявителя, Должность заявителя, Отдел заявителя, Дата подачи заявления и Номер заявления. т.к. они являются системными и по умолчанию есть в каждом шаблоне Заявления.
Тип данных. Выберите из выпадающего списка, каким типом данных сотрудник будет заполнять поля Заявления: Дата, Число, Текст, Список. Тип данных назначается для каждого поля Заявления.
Поле обязательно для заполнения. Выберите Да, если без заполнения этого поля Заявление не может быть отправлено на подпись.
Заполните условно обязательные поля:
Название списка. Если у поля Тип данных – Выбор из списка, то составьте свой список, из которого сотрудник при подаче Заявления в HRlink будет выбирать только одно значение. Для составления списков в Таблице есть отдельный лист – Списки для полей с выбором.
Проверка дат настраивается только для полей, в которых Тип данных – Дата. Проверку дат настраивать необязательно.
Заполняем поля Проверки дат:
Проверка даты. Отсчет всегда ведется от той даты, которая указана в Названии поля. По умолчанию в выпадающем списке доступны следующие значения для проверки дат: Больше либо равна, чем текущая дата и Больше либо равна, чем дата заявления. После того, как вы впишите в Названии поля новую пользовательскую дату и укажете Тип данных - Дата, в выпадающем списке Проверка даты появится новая пользовательская дата.
Плюс кол-во дней. Укажите, насколько дней дата для сравнения должна быть больше исходной даты.
Текст ошибки в случае нарушения правила. Если Сотрудник при подаче Заявления попробует выбрать дату, которая не соответствует правилу проверки дат, то он увидит текст ошибки. Например, “Нельзя отправиться в командировку ранее, чем через 3 дня. Выберите другую дату.”
Заполните необязательные поля:
Текст подсказки. Если сотруднику нужно подсказать, как заполнить поле Заявления, то введите текст подсказки. При заполнении Заявления Сотрудник будет видеть подсказку рядом с названием поля. Например, в заявлении на перевод есть поле с названием Куда перевести, тогда подсказкой для него может быть :”Выберите отдел, в который вы хотите перевестись” или “Укажите филиал, в который вы хотите перевестись”.
Пример оформления заявки на новый шаблон Заявления.
Например, в ООО Редактор для подачи Заявления на командировку сотруднику нужно:
Подать заявление не позднее, чем за 3 дня до даты начала командировки.
Выбрать из выпадающего списка город, в который он будет командирован.
Указать даты командировки и принимающую организацию.
Описать причину командировки, но это необязательное требование.
Служба заботы о клиентах получила заявку от ООО “Редактор” на создание шаблона Заявления в HRlink. К заявке приложены:
1. Заполненная таблица с полями заявления, правилом проверки дат и списком городов на вкладке Списки для полей с выбором.
2. Файл шаблона Заявления на командировку в формате docx, где все поля для заполнения выделены цветом.
3. После обработки заявки на портале ООО “Редактор” появился шаблон Заявления на командировку:
4. Администратор или кадровый сотрудник активирует шаблон и загружает готовый файл заявления, который пришел в ответном письме от Службы заботы о клиентах.
5. Теперь сотрудник может:
Выбрать новый тип Заявления из выпадающего списка:
Заполнить поля нового Заявления:
Выбрать из выпадающего списка нужное значение:
Увидеть ошибку, если попробует подать заявление, нарушающее правило проверки дат, которое было указано в таблице:
В одной таблице можно настроить шаблоны сразу для нескольких Заявлений. Для этого последовательно заполняйте поля для каждого Типа заявления.
