Создание и редактирование шаблона запроса документов

Для создания нового Шаблона запроса документов у кандидата выберите: Справочники→Шаблоны запроса→Добавить и в открывшемся окне:

• Введите название шаблона

• Поставьте галочки напротив тех типов документов, которые вы ходите добавить в Шаблон.

• Определите, является ли выбранный документ обязательным для предъявления, сдвинув ползунок на соответствующее значение: Необязательный/Обязательный.

• Если в Шаблон необходимо добавить паспорт, то выберите один из следующих вариантов: Паспорт или Паспорт (автоматическое распознавание).

• Если в Шаблон необходимо добавить СНИЛС, то выберите один из следующих вариантов: СНИЛС или СНИЛС (автоматическое распознавание).

• После добавления всех необходимых документов в шаблон нажмите Сохранить.

Любой созданный ранее Шаблон запроса можно отредактировать нажатием на синюю иконку с карандашом или кликом на название Шаблона.

Создание нового шаблона запроса документов при помощи копирования

Эта функция будет полезна в том случае, если для разных должностей или вакансий нужны одинаковые шаблоны запроса с небольшими отличиями. Например, с разными анкетами или дополнительными документами.

Для копирования шаблона:

• Перейдите в реестр Шаблоны запроса и нажмите на иконку копирования, напротив того шаблона запроса, который необходимо скопировать

• Нажмите Да в появившемся диалоговом окне. Скопированный шаблон запроса появится в списке шаблонов с именем исходного шаблона и номером копии

• Переименуйте новый шаблон, если это необходимо, и добавьте к шаблону необходимые документы

Добавление анкеты кандидата в шаблон запроса документов

Если в шаблон необходимо добавить Анкету кандидата, то

• Перейдите на соседнюю вкладку шаблона – Анкеты и выберите из списка один из вариантов Анкет, который вы заранее создали.

• Определите, является ли заполнение анкеты обязательным, сдвинув ползунок на соответствующее значение: Обязательная/Необязательная.

Если список Анкеты пуст или в списке нет подходящего варианта, то создайте нужный шаблон анкеты: Справочники→Шаблоны анкет→Добавить шаблон анкеты→Выбрать файл: doc, docx, xls, xlsx, txt, rtf, pdf→Сохранить.

Отправка запроса документов кандидату

Для отправки кандидату запроса документов по Шаблону в разделе Кандидаты:

• Поставьте галочку напротив нужного Кандидата. Можно выбрать сразу несколько кандидатов для массовой отправки запроса по одному Шаблону.

• Нажмите кнопку Запрос документов, которая появится в верхней строке над списком Кандидатов.

• Выберите в появившемся окне из выпадающего списка Шаблон, по которому Кандидату необходимо загрузить документы. В верхней строке появившегося окна вы можете добавить Кандидатов к запросу для отправки документов по одному Шаблону.

• Нажмите Отправить.

Отслеживать статус загрузки документов можно в списке Кандидатов. Статус будет последовательно меняться: Не отправлен, Отправлен, Начал загрузку документов, Документы распознаются, Документы загружены, Завершен, Отклонен.

Просмотр загруженных документов

Когда Кандидат завершит загрузку документов по Шаблону, появится статус Документы загружены. Вы получите уведомление и сможете увидеть в карточке кандидата прикрепленные сканы документов и данные, внесенные вручную или распознанные автоматически. Вы можете проверить данные и:

• Нажать кнопку Принять, если данные введены корректно.

• Скорректировать данные, если какие-то данные остались незаполненными или введены с ошибкой.

• Отправить на доработку Кандидату, добавив комментарий о необходимых исправлениях.

• Отклонить, если документы прикрепили в плохом качестве или данные в документах некорректны.

• Нажать на кнопку Сохранить и вернуться к документам кандидата позже.

Ознакомиться и внести правки в данные можно при статусе Документы загружены:

Документы можно: принять, отклонить, отправить на доработку или сохранить для последующего ознакомления:

Можно скрыть изображения отсутствующих документов. 

Поставьте галочку в чекбоксе Скрывать отсутствующие изображения в запросе документов у кандидата, если кандидат их не загрузил

Если вы приняли документы, то процесс будет Завершен и статус запроса документов обновится:

Скачивание пакета документов кандидата

Можно скачать пакет документов кандидата одним архивом. 

• В карточке Кандидата, в разделе Запрос документов, нажмите на кнопку Открыть запрос документов

• Под списком документов нажмите на кнопку Скачать архив. Если кнопка не отображается, значит кандидат не загружал файлы документов в шаблон запроса

Архив будет сохранен на компьютере под именем Фамилия_И.О. кандидата_ЗапросДокументов_от_дата скачивания архива документов и будет содержать все файлы документов, которые кандидат загрузил в шаблон запроса

Просмотр предыдущих запросов документов

В карточке кандидата можно просматривать все запросы документов, которые отправлялись кандидату.

Для просмотра предыдущих запросов документов:

• В реестре Кандидаты выберите кандидата по ФИО, откройте его карточку и раскройте список предыдущих запросов. Для этого нажмите на кнопку Предыдущие запросы документов.

• В раскрывшемся списке кликните на тот запрос, который необходимо просмотреть.

• Кнопка Документы загружены - Открыть запрос документов открывает последний отправленный запрос.