Отправка повторных уведомлений в удобное для сотрудника время, которое определил искусственный интеллект

Теперь для повторных уведомлений можно настроить использование времени отправки, рассчитанное искусственным интеллектом (ИИ). Эта доработка увеличит количество своевременных подписаний и освободит кадровиков от лишней работы с повторными уведомлениями.

Основные параметры, которые использует ИИ для подсчета оптимального времени отправки уведомлений:

• Пол, возраст, регион

• Время и дни недели, в которые было подписано больше всего документов

• Вероятность подписания документа в течении 8 часов после получения уведомления в это время

Настройка доступна только для облачного решения.

Для активации Повторных уведомлений, рассчитанных при помощи ИИ:

• Перейдите в Настройки→Повторные уведомления

• Переведите ползунок в активное положение напротив того канала, где необходимо настроить повторные уведомления. Поставьте галочку для пункта Персонализированное время. Эта опция доступна для Email и СМС

• Выберите интервал уведомлений. Если в организации предусмотрена пятидневная рабочая неделя, то поставьте галочку Только по рабочим дням

• Выберите, кого необходимо уведомлять и нажмите Сохранить

• Проверьте параметры после сохранения. При необходимости их можно отредактировать нажатием на иконку карандаша

• Укажите Начало повторных уведомлений и нажмите Сохранить Повторные уведомления будут отправлены не раньше, чем через указанное количество часов после отправки документа на подписание. 

Отправка повторных уведомлений прекращается, когда сотрудник подпишет все документы. 

Для активации ИИ на портале, обратитесь в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru.

Подписать ЛНА УКЭП от лица руководителя перед направлением на ознакомление сотрудникам

Теперь ЛНА можно отправлять на утверждение руководителю перед ознакомлением сотрудников. Эта доработка упростит процесс обработки ЛНА и позволит выполнять весь процесс подписания в интерфейсе системы. Кадровикам и делопроизводителям больше не нужно собирать подписи вручную.

Для отправки ЛНА на утверждение руководителю, необходимо поставить галочку Требует утверждения руководителем. Это действие можно выполнить при:

• Загрузке нового ЛНА. Заполните все необходимые параметры карточки ЛНА и поставьте соответствующую галочку, выберите руководителя из выпадающего списка и нажмите Загрузить ЛНА

• Редактировании существующего ЛНА со статусом Черновик. Убедитесь, что ЛНА находится в статусе Черновик (иконка карандаша в поле Статус), выберите ЛНА при помощи галочки, в интерактивном меню нажмите Изменить параметры, поставьте соответствующую галочку, выберите руководителя из выпадающего списка и нажмите Сохранить

Для отправки ЛНА на утверждение выберите ЛНА в реестре при помощи галочки, нажмите на кнопку Отправить на утверждение→Отправить. ЛНА будет отправлен по маршруту Только руководитель

После отправки, руководитель получит уведомление о новом документе и сможет утвердить ЛНА при помощи УКЭП. Статус ЛНА будет последовательно меняться: На утверждении>Утвержден. Когда ЛНА будет утвержден, его можно будет направить сотрудникам на ознакомление, как описано в инструкции.

Возможность скопировать и подать заново отклоненное заявление

Теперь сотрудник может повторно подать заявление при помощи копирования существующего. Эта доработка ускорит процесс подачи заявления и упростит Сотруднику работу с заявлениями. Так сотрудник сможет повторно подать отклоненное заявление. Также доработка будет полезна в том случае, если сотрудник регулярно подает заявления одного типа, например, заявление на командировку, сотруднику не нужно будет повторно заполнять поля для каждого последующего заявления. В скопированном заявлении достаточно будет отредактировать только те поля, в которые необходимо внести изменения.

Для повторной подачи заявления:

• В реестре кликните на заявление, которое необходимо скопировать. В открывшейся карточке нажмите на кнопку Подать повторно. Повторно можно подать заявления со статусами: Подписано или Отклонено

• Отредактируйте необходимые параметры и нажмите на кнопку Перейти к подписанию

Удаление WhatsApp из каналов для уведомлений

Из списка каналов для уведомлений удален WhatsApp. В качестве канала для уведомлений рекомендуем использовать Email, СМС или Telegram.

После выхода обновления:

• Всем новым сотрудникам нельзя будет назначить WhatsApp в качестве канала для уведомлений, а существующих сотрудников нельзя будет перевести с другого канала на WhatsApp

• Сотрудники с подтвержденным WhatsApp, продолжат получать на него уведомления, но кадровики смогут изменить этот канал на другой

• В случае смены канала для уведомлений, если у сотрудника был подтвержденный WhatsApp, который использовался для авторизации, он продолжит получать на WhatsApp коды для входа и смены пароля

• В случае восстановления уволенного сотрудника, WhatsApp повторно активируется в качестве канала для получения кодов подписания, если до увольнения он был настроен восстановленному сотруднику

Возможность исключать конкретных сотрудников из списка выбора согласующего в заявлениях

Теперь можно исключить сотрудника из списка согласующих при подаче заявления. Эта доработка позволит исключить руководителей или других согласующих, которых сотрудники выбирают по ошибке. Так исключенные согласующие перестанут получать те заявления, для обработки которых не требуется их участие.

При попытке выбрать такого согласующего, сотрудник не сможет перейти к подписанию заявления, а система выведет соответствующую ошибку.

Для того, чтобы удалить согласующего из списка, обратитесь в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru. Укажите в обращении ссылку на сотрудника, которого необходимо удалить из списка согласующих.

Назначение согласующего руководителя в карточке сотрудника

Теперь в карточке сотрудника можно выбрать управленческого руководителя. Эта доработка упростит сотрудникам процесс подачи заявления. Так заявителю не нужно будет вручную выбирать своего руководителя в качестве согласующего, подстановка управленческого руководителя будет происходить автоматически, если настроен соответствующий маршрут.

Для назначения управленческого руководителя администратору портала или кадровику, у которого есть права на соответствующее юрлицо и отдел, необходимо в нижней части карточки сотрудника нажать на кнопку + Назначить и выбрать управленческого руководителя из выпадающего списка. Для удобства можно воспользоваться поиском по ФИО. В диалоговом окне нажать на кнопку Сохранить

Управленческого руководителя можно сменить или удалить, нажав на соответствующую иконку и подтвердив действие в диалоговом окне

Во всех указанных маршрутах будет осуществляться автоматическая подстановка управленческого руководителя у тех сотрудников, где он назначен в карточке.

Если в списке новых стандартных маршрутов заявлений нет подходящего, то для создания нужного маршрута:

• Создайте обращение в Службу заботы о клиентах, как описано в инструкции

• В таблице на нужном этапе укажите Тип участника - Управленческий руководитель

Особенности:

• У сотрудника может быть только один управленческий руководитель

• Если управленческий руководитель уволен, то в карточке сотрудника соответствующее поле автоматически очищается

Сотрудник не может быть собственным управленческим руководителем

Гибкие маршруты заявлений с автоматическим определением руководителей по иерархии отделов

Теперь в маршрут заявления можно подставить не только руководителя отдела сотрудника, но и вышестоящих руководителей по иерархии отделов. Эта доработка позволит более гибко настраивать маршруты заявлений, которые требуются в организации.

Для создания нового маршрута с автоматическим определением руководителей по иерархии отделов:

• Добавить гибкий маршрут заявлений, как описано в инструкции, где в качестве Участника маршрута на требуемом этапе необходимо выбрать “Руководитель по иерархии”. Последовательно добавьте всех участников маршрута и то количество руководителей по иерархии, которое требуется для согласования заявлений. Заявление с двумя и более руководителя по иерархии будет последовательно эскалироваться, согласно структуре отделов: от руководителя дочернего отдела к родительскому отделу — от руководителя отдела сотрудника до руководителей вышестоящих отделов

  

  
  

  • На портале перейдите в Справочники→Отделы и убедитесь, что в отделах, для которых настраивается маршрут, указаны все руководители. Если руководитель не указан, то нажмите на иконку с карандашом, расположенную справа от названия отдела, добавьте руководителя в соответствующем поле из выпадающего списка и нажмите на кнопку Сохранить

  

  
  

  • После того, как Служба заботы о клиентах добавит маршрут на портал, назначьте созданный маршрут для тех типов заявлений, где это необходимо: Справочники→Заявления→иконка карандаша, расположенная справа от нужного типа заявления→Маршрут согласования по умолчанию→Сохранить

  

  
  

  После того, как все вышеописанные настройки будут выполнены, сотрудники смогут подавать заявления с выбранным маршрутом, в которых система будет автоматически подставлять руководителей по иерархии.

  
  

  Подстановка в маршрут заявлений руководителей по иерархии подразумевает последовательное согласование заявлений руководителями по оргструктуре отделов: от дочерних к корневому

  Так, например, если в организации по оргструктуре отдел бухгалтерии подчиняется отделу документооборота, то при согласовании заявления с руководителями по иерархии, заявление сначала получит и согласует руководитель отдела бухгалтерии, а затем — руководитель отдела документооборота