Маршруты заявлений нужны для подписания, согласование или обработки Заявления одним или несколькими сотрудниками.
Стандартные Маршруты Заявлений
Предустановлены в HRLink.
Согласующий - Кадровик
Только Кадровик
Кадровик - Согласующий - Кадровик
Согласующий 1 - Согласующий 2 - Кадровик
Руководитель отдела - Кадровик
Руководитель отдела - Вышестоящий руководитель - Кадровик
Кадровик - Руководитель отдела - Кадровик
Управленческий руководитель > Кадровик
Управленческий руководитель > Руководитель отдела > Кадровик
Руководитель отдела > Управленческий руководитель > Кадровик
Особенности стандартных маршрутов Заявлений:
Согласующий всегда выбираемый. Заявитель может выбрать Согласующего по ФИО на этапе подачи Заявления.
Руководитель отдела Заявителя и Вышестоящий руководитель определяются автоматически на этапе подачи заявления, если они назначены в справочнике отделов HRLink.
Любой маршрут можно привязать к типу Заявления.
Произвольное количество участников можно добавить к Согласующему в следующих стандартных маршрутах:
1. Согласующий - Кадровик.
2. Кадровик - Согласующий - Кадровик
Оттиски в стандартных маршрутах в печатной форме Заявления будут отображаться для действий:
1. Подписано.
2. Согласовано.
Гибкие маршруты Заявлений
Если среди стандартных Маршрутов вы не нашли подходящий, то можно настроить Гибкие маршруты Заявлений.
Нужны, если необходимо:
Настроить особенный порядок Участников маршрута.
В Гибком Маршруте можно настроить:
Количество этапов согласования/подписания.
Список участников каждого этапа.
Условия завершения этапа согласования/подписания.
Например, Заявление на перевод в другой отдел проходит по Гибкому маршруту (Кадровик – Руководитель отдела – Выбираемый – Ответственный) в пять этапов:
Создание Заявления заявителем.
Один из кадровиков проверяет заявление и «закрепляет» Заявление за собой.
Текущий руководитель (подставляется автоматически) согласовывает Заявление.
Новый руководитель (выбранный заявителем) согласовывает Заявление.
Кадровик, закрепивший за собой Заявление на этапе 2 оформляет перевод.
Этап №1 – всегда создание нового заявления, которое закреплено за Заявителем и не меняется. Максимальное количество Этапов не ограничено.
Параметры маршрута заявления, которые можно настроить
Этапы подписания
Участники маршрута
Виды Электронной подписи
Добавление гибкого маршрута заявлений
Убедитесь, что среди стандартных Маршрутов заявлений нет подходящего.
Отправьте таблицу в службу заботы о клиентах или персональному менеджеру.
В таблице обязательные для заполнения поля расположены на желтым фоне, необязательные – на сером фоне.
Заполните верхнее поле таблицы:
Название маршрута. Озаглавьте маршрут так, как он будет отображаться в HRLink.
Заполните колонки Этапов маршрута в таблице:
Название участника. Если в Гибком маршруте вы хотите видеть определенное название, например, должность, то впишите в Таблицу Название участника. Например, Текущий руководитель. Или оставьте поле пустым, если вам подходят стандартные названия участников: подписант, согласующий, обработчик, ответственный.
Тип участника. Выберите из выпадающего списка:
Выбираемый – заявитель сможет выбрать участника в HRLink при подаче Заявления.
Фиксированный – участник, которого нельзя будет изменить в HRLink при подаче Заявления. В соседнее поле вставьте ссылку на карточку сотрудника в HRlink, если участник фиксированный. Ссылку можно скопировать из браузера в тот момент, когда в нём открыта карточка сотрудника.
Кадровики – кадровые сотрудники. Как только заявление будет создано, все кадровые сотрудники увидят его в реестре. Видимость в реестре работает в соответствии с правами кадровика на отделы и юрлица. Один из кадровых сотрудников может закрепить Заявление за собой и стать Ответственным. В этом случае Ответственный за Заявление будет отображен в реестре, так другие кадровики смогут понять, что Заявление уже взяли в работу.
Ответственный – это участник или кадровик, который закрепил Заявление за собой на предыдущем этапе.
Руководитель отдела - определяется относительно участника одного из предыдущих этапов маршрута. Ограничение: выбирать руководителя можно только относительно этапа с одним участником. При этом участник должен относится к одному из типов: Выбираемый, Фиксированный, Руководитель отдела. Для корректной работы этого типа участника обязательно назначьте руководителей в справочнике отделов HRlink. Если всё настроено правильно, участник с типом Руководитель отдела заполнится в маршруте автоматически при подаче заявления.
Произвольное количество – позволяет добавлять участника/участников Этапа в HRLink при подаче Заявления. Используется в том случае, если в одном и том же Маршруте могут участвовать разные Участники, которых невозможно определить заранее. Так в HRLink при запуске Заявления по Маршруту работник организации может по ФИО добавить любое количество участников в Маршрут, даже если они не были указаны в Таблице.
Управленческий руководитель позволяет выполнять автоматическую подстановку управленческого руководителя у тех сотрудников, где он назначен в карточке.
Фиксированные. Для назначения фиксированного получателя, вставьте в таблицу ссылку на карточку сотрудника из адресной строки браузера. Если в маршруте назначены фиксированные получатели, то сотрудник не будет видеть этот этап маршрута и не сможет поменять получателей при подаче заявления
Выбираемые. Если в маршруте есть выбираемые получатели, то сотрудник при подаче заявления сможет выбрать таких получателей самостоятельно через поиск по ФИО и +Добавить получателя, если это необходимо
Ссылка в браузере на фиксированного сотрудника. Вставьте ссылку на карточку сотрудника или впишите ФИО, если тип участника Фиксированный.
Этап, относительного которого определяется Руководитель отдела. Если тип участника – Руководитель отдела, выберите Этап, относительно которого следует определять руководителя. Руководителя отдела можно выбрать только для тех этапов, где в Типе участника указан один участник: Выбираемый, Фиксированный, Руководитель отдела.
Действие. Выберите из выпадающего списка.
Условие завершения этапа. Выберите из выпадающего списка.
Можно отозвать заявление. Если Заявитель до завершения данного этапа может отозвать заявление, выберите Да, если не может – оставьте поле пустым.
Разрешить определять Ответственного. Если нужно, чтобы участник или кадровик мог закрепить Заявление за собой и становиться Ответственным, выберите Да, если не нужно – оставьте поле пустым.
Включать действие Участника в оттиск Заявления. В гибком маршруте можно настроить отображение оттиска любого действия.
Если нужно включить действие в оттиск Заявления, то оставьте поле пустым. Или выберите «Нет», чтобы действие не отображалась в оттиске.
Финальный этап Получателей. Добавьте получателей, если в маршруте необходимы участники, которые должны быть уведомлены о завершении обработки заявления. Получатели смогут просмотреть заявление без выполнения действий с ним. Например, в качестве получателя можно добавить бухгалтера или другого сотрудника, который должен получить информацию о заявлении и обработать ее.
Получатели бывают:
В таблицу можно последовательно добавить фиксированного и выбираемого получателя. В этом случае в маршруте будут предустановленные получатели, а остальных сотрудник сможет выбрать из выпадающего списка.
Маршрут из Таблице:
Маршрут в HRlink:
