Ускоряет и упрощает работу с локальными нормативными актами. Используется для массовой отправки на ознакомление, отслеживания статуса ознакомления и срока действия локальных нормативных актов.
Ознакомление с ЛНА недоступно для сотрудников, у которых единственной подключенной подписью являются Госуслуги. (ПРР). Просьба не отправлять таким сотрудникам ЛНА, пока мы не сообщим о появлении такой возможности
Способы загрузки ЛНА
Способ 1. В интерфейсе системы подписать ЛНА УКЭП от лица руководителя перед направлением на ознакомление сотрудникам
Так кадровикам и делопроизводителям не нужно собирать подписи вручную.
Для отправки ЛНА на утверждение руководителю, необходимо поставить галочку Требует утверждения руководителем. Это действие можно выполнить при:
Загрузке нового ЛНА. Заполните все необходимые параметры карточки ЛНА и поставьте соответствующую галочку, выберите руководителя из выпадающего списка и нажмите Загрузить ЛНА
Редактировании существующего ЛНА со статусом Черновик. Убедитесь, что ЛНА находится в статусе Черновик (иконка карандаша в поле Статус), выберите ЛНА при помощи галочки, в интерактивном меню нажмите Изменить параметры, поставьте соответствующую галочку, выберите руководителя из выпадающего списка и нажмите Сохранить
Для отправки ЛНА на утверждение выберите ЛНА в реестре при помощи галочки, нажмите на кнопку Отправить на утверждение→Отправить. ЛНА будет отправлен по маршруту Только руководитель
После отправки, руководитель получит уведомление о новом документе и сможет утвердить ЛНА при помощи УКЭП. Статус ЛНА будет последовательно меняться: На утверждении>Утвержден. Когда ЛНА будет утвержден, его можно будет направить сотрудникам на ознакомление, как описано в инструкции.
Способ 2: Получить рукописную подпись руководителя на бумажном экземпляре ЛНА
Передать бумажный экземпляр ЛНА на подпись руководителю
Отсканировать подписанный экземпляр ЛНА
На портале при загрузке ЛНА выбрать отсканированный документ с подписью руководителя
Отправить ЛНА сотрудникам на ознакомление
Оба способа являются легитимными, т.к. включают в себя процесс ознакомления с ЛНА, а не подписания документа.
Загрузка ЛНА
Для загрузки нового локального нормативного акта:
Перейдите в раздел ЛНА и в верхнем правом углу нажмите Загрузить ЛНА
Выберите файл ЛНА в одном из следующих форматов: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff и нажмите Далее.
В открывшемся окне:
Выберите тип документа из выпадающего списка.
Если печатную форму документа нужно скрыть после того, как сотрудник подпишет ЛНА, то поставьте соответствующую галочку.
Укажите дату вступления ЛНА в силу.
Укажите версию ЛНА. Версия указывается вручную и может содержать, как текст, так и числовое значение.
Если на вашем портале более одного юрлица, то выберите юрлицо, для которого был составлен ЛНА.
Выберите отдел и должность, на которые распространяется данный документ. По умолчанию фильтр содержит все отделы и все должности организации.
Определите срок действия ЛНА. По умолчанию документ действует бессрочно.
Определите, нужна ли автоматическая рассылка ЛНА вместе с указанными типами документов. Если нужна, то с выбранным типом документа, ЛНА будет автоматически отправляться сотруднику на подписание. При этом все фильтры, указанные в настройках, будут соблюдены. Например, если сотрудник должен подписать ЛНА при устройстве на работу, нужно настроить рассылку таких документов вместе с типом документа “Трудовой договор”.
После того, как вы заполнили все параметры, нажмите Загрузить ЛНА. Новый ЛНА появится в реестре со статусом Черновик.
Реестр ЛНА
Для ЛНА со статусом Черновик можно выбрать в интерактивном меню одно из следующих действий:
Выбрать сотрудников и отправить. Здесь можно добавить сотрудников, отделы или должности к существующим параметрам ЛНА. Если фильтры не настроены, то ЛНА будет отправлен всем сотрудникам данного юрлица. Изменения внесенные в этом режиме не сохранятся для всех последующих отправок данного ЛНА.
Изменить параметры. Можно изменить все параметры ЛНА, но нельзя загрузить другой файл взамен загруженного ранее. Если в тексте ЛНА произошли изменения, то вы можете создать новую версию ЛНА. Для этого нажмите кнопку Загрузить ЛНА, настройте все параметры и впишите номер новой версии.
Автоотправка. В появившемся окне можно ознакомиться с параметрами автоотправки и Включить автоотправку или Выключить автоотправку в зависимости от текущего статуса. У ЛНА с включенной автоотправкой в реестре отображается соответствующий статус под названием ЛНА. Автоотправку можно включить только в том случае, если в карточке ЛНА указаны типы документов, вместе с которыми он должен отправляться. Если такой документ не был выбран при первоначальной настройке, то вы можете добавить его, нажав Изменить параметры.
Удалить. После удаления отправленного ЛНА связанные документы будут удалены из реестров сотрудников. Для удаленных ЛНА все вышеперечисленные действия недоступны.
После того, как вы отправите ЛНА на подписание, статус документа изменится на В процессе. Сотрудники, указанные в параметрах ЛНА, получат уведомление о новом документе и смогут подписать его, перейдя по ссылке или в своем личном кабинете из реестра документов.
Для ЛНА со статусом В процессе можно выбрать в интерактивном меню одно из следующих действий:
Выбрать сотрудников и отправить. Здесь можно добавить сотрудников или отделы к существующим параметрам ЛНА. Изменения внесенные в этом режиме не сохранятся для всех последующих отправок данного документа.
Изменить параметры. Можно изменить только: Отделы и Должности, Срок действия и поставить галочку Скрывать документ от сотрудника после подписания.
Автоотправка. В появившемся окне можно ознакомиться с параметрами автоотправки и Включить автоотправку или Выключить автоотправку только для того ЛНА, которому предварительно в параметрах был назначен Тип документа для совместной отправки.
Удалить. После удаления документа появится на соседней вкладке реестра ЛНА – Удаленные. Для удаленных ЛНА все вышеперечисленные действия недоступны.
Прогресс подписания документа со статусом В процессе удобно отслеживать в карточке ЛНА. Чтобы открыть карточку ЛНА кликните на его название в реестре. В карточке вы можете: ознакомиться с параметрами ЛНА, просмотреть Документ и Лист ознакомления.
Отправка одного ЛНА нескольким сотрудникам
Для отправки ЛНА нескольким сотрудникам:
При помощи галочки выберите загруженный ЛНА в реестре и в интерактивном меню нажмите на кнопку Выбрать сотрудников и отправить.
В поле ФИО начните вводить данные сотрудника. Для добавления сотрудника кликните на его данные. Повторяйте это действие для добавления других сотрудников. Выбранные сотрудники будет добавлены в поле ФИО и в список под полем.
Когда все сотрудники будут добавлены, нажмите на кнопку Отправить выбранным. Перед отправкой проверьте список и количество сотрудников. Количество добавленных сотрудников будет отражено на кнопке и над списком.
Установка фильтра на отделы и должности работает следующим образом:
Если установить фильтры после выбора сотрудников, то список выбранных сотрудников скорректируется согласно фильтру.
Если установить фильтр до выбора сотрудников, то фильтры не будут влиять на выбор сотрудников в поле ФИО, где для выбора будут доступны все сотрудники из указанного юрлица.
Если вы хотите отправить ЛНА произвольным сотрудникам указанного юрлица, нужно установить в фильтрах Все отделы и Все должности, а уже после этого выбрать ФИО сотрудников.
Отправка нескольких ЛНА выбранным сотрудникам
Например, этот способ отправки может быть полезен при массовом найме, когда одним и тем же сотрудникам нужно отправить одинаковый пакет документов.
Для массовой отправки ЛНА выбранным сотрудникам:
При помощи галочек выберите в реестре нужные ЛНА и нажмите на кнопку Выбрать сотрудников и отправить
Если кто-то из списка сотрудников уже получал выбранные ЛНА, такой сотрудник не получит документ повторно.
При массовой отправке ЛНА:
Все ЛНА должны принадлежать одному юрлицу
Всплывающее сообщение со статусом ЛНА не отобразится, при этом прогресс-бар для каждого ЛНА будет обновляться
Email-уведомление о результате отправки ЛНА не приходит
Лист ознакомления
В листе ознакомления можно:
Скрыть подписавших, нажатием на соответствующую галочку. Так вы можете увидеть в Листе ознакомления только тех сотрудников, которые открывали ЛНА, но еще не ознакомились под роспись и тех, кто еще не открывал документ.
Скачать отчет XLS. Дублирует Лист ознакомления и позволяет просматривать реестр ознакомления и подписания через редактор таблиц.
Отфильтровать сотрудников по Статусу, Отделу, Дате отправки, Дате просмотра и Дате подписания, а также выполнить поиск по ФИО сотрудника в соответствующем фильтре.
Удалить сотрудника из Листа ознакомления.
Скачать архив документооборота у тех сотрудников, которые подписали документ.
После того, как все сотрудники подпишут ЛНА, статус поменяется на Подписан.
