Перед созданием МЧД убедитесь, что:

• Сотруднику, который будет выступать представителем по доверенности, была выпущена УКЭП физического лица, не привязанная к юридическому лицу.

• Кадровик или Администратор HRlink внес в справочник юрлиц обязательные данные о юрлице, необходимые для формирования доверенности: адрес регистрации юрлица; регион; лицо, действующее без доверенности; должность; документ, подтверждающий полномочия; дата документа, подтверждающего полномочия.

• У руководителя в браузере установлен плагин CryptoPro и руководитель является пользователем HRlink.

Для создания МЧД:

• Зайдите в Справочники→МЧД

• Нажмите +Создать доверенность

• Выберите из выпадающего списка организацию, представителя и впишите перечень полномочий, которыми будет наделен представитель организации по доверенности. Текстовые полномочия могут содержать до 10 000 символов. Все остальные поля будут заполнены автоматически. Если необходимо изменить или дополнить сведения о юрлице, то это можно сделать в соответствующем справочнике.

• Нажмите Отправить на подпись. Руководителю придет уведомление о том, что новая доверенность ожидает подписания. После того, как руководитель проверит и подпишет доверенность при помощи УКЭП, у представителя появятся полномочия на подписание документов от лица организации.

Если вы хотите вернуться к редактированию доверенности позже, то нажмите Сохранить черновик. Тогда доверенность появится в реестре, но не будет отправлена на подпись.

Импорт МЧД версии 002 и 003 из .xml файла.

Требования к МЧД версии 002 и 003.

Для импорта выполните следующие действия:

• Зайдите в Справочники→МЧД→Создать доверенность→Из файла.

• В открывшемся окне загрузите файл МЧД в формате .xml и файл электронной подписи, которой была подписана эта МЧД в одном из следующих форматов: .sgn, .p7s, .sig

• Нажмите Создать доверенность.

Добавление МЧД из файла .xml:

После выполнения вышеописанных действий созданная доверенность будет добавлена в реестр МЧД.

МЧД, добавленная из файла, не требует подписи руководителя, отображается на портале, как подписанная, и может быть сразу применена для подписания.

Особенности:

• HRlink не производит проверку подлинности открепленной подписи к МЧД. Проверка подлинности будет доступна в следующих версиях.

Валидация машиночитаемых полномочий еще не реализована в HRlink, поэтому если в xml-файле импортированной МЧД содержатся машиночитаемые полномочия, они будут сконвертированы в текстовые полномочия. При подписании документов с применением такой МЧД к документообороту будет прикладываться исходный xml файл и открепленная подпись – это те два файла, которые администратор загрузил в систему.

Руководителю для подписания доверенности необходимо:

• Войти в личный кабинет HRlink→Справочники.

• Выбрать в реестре МЧД для подписания и кликнуть по ее номеру.

• В открывшейся карточке МЧД нажать кнопку Подписать.

Представителю, на которого выдана МЧД, для подписания документа необходимо:

• Выбрать документ и нажать Подписать. Откроется диалоговое окно, в которое автоматически подставляются подходящий КЭП физлица и действующая МЧД. В выпадающем меню вы можете выбрать подходящую доверенность, если у вас несколько МЧД с разными полномочиями. Здесь вы также можете просмотреть МЧД и КЭП, нажав на соответствующую иконку.

• Нажмите Подписать.

Действия, выполненные по доверенности, будут отображены в штампе печатной формы документов и, после выгрузки архива документооборота, в протоколе КЭДО и в файле xml.

В реестре МЧД доверенности можно:

• Копировать. Функция может быть полезна в том случае, если нужно создать более одной доверенности с одинаковыми данными руководителя, юрлица и полномочиями, но с разными представителями.

• Редактировать. Можно только ту доверенность, которая еще не была отправлена на подпись и имеет статус Черновик.

• Отправить на подпись. Удобно, если нужно отправить на подпись сразу несколько доверенностей.

Поставьте галочку напротив доверенности и выберите нужное действие в интерактивном меню.

Открыть карточку доверенности можно из реестра МЧД, кликнув на ее номер. На странице карточки вы можете:

• Скачать архив с МЧД. Для этого в карточке МЧД нажмите Скачать доверенность. Скачать архив можно только у той МЧД, которая уже подписана. Архив содержит файл доверенности в формате XML и открепленную электронную подпись в формате SGN.

• Увидеть статус МЧД: Черновик, На подписании, Действующая, Истекла, Удалена.

• Просмотреть все сведения о: доверителе, руководителе, представителе и полномочиях, а также срок действия доверенности.

• Удалить МЧД.

  
  

Если МЧД имеет статус Черновик, то в ее карточке администратору будет доступна кнопка Отправить на подпись. После отправки на подпись, руководитель сможет Подписать доверенность из карточки МЧД.

В карточке МЧД редактирование недоступно.

Карточка МЧД со статусом Черновик, открытая кадровиком:

Карточка со статусом На подписании, открытая руководителем:

Удаление МЧД

МЧД можно удалить без аннулирования.

Для удаления МЧД:

• Перейдите в Справочники→МЧД.

  

• Кликните на номер МЧД, которую необходимо удалить.

• В правом верхнем углу карточки МЧД нажмите на кнопку Удалить.

• Подтвердите удаление. Для этого в открывшемся окне нажмите на кнопку Удалить.

• Удаленную МЧД можно Восстановить. МЧД восстанавливается с тем же статусом, в котором она была удалена. Восстановленную МЧД снова можно использовать для подписания, если ее срок не истек. Если восстановленная МЧД имеет статус На подписании, подписант МЧД получит соответствующее уведомление.

Особенности:

• МЧД можно удалить во всех четырех статусах: Черновик, На подписании, Действующая, Истекла.

• Удаленная МЧД не может быть использована для подписания.

• Удаленная МЧД отображается у Администратора в реестре МЧД со статусом Удалена. Для того, чтобы увидеть удаленные МЧД, Администратору необходимо установить фильтр Статус в значение Удалена.

• Удаление МЧД не влияет на документы, в которых она использовалась до удаления.

• При попытке подписать документ удаленной МЧД через API, система вернёт ошибку: “МЧД удалена. Используйте действующую МЧД для подписания”.