Назначение заместителя в карточке сотрудника

Описание

Теперь кадровик может назначать сотруднику заместителя. Заместитель сможет согласовать заявления за руководителя, находящегося в отпуске или на больничном. Это позволит обеспечить непрерывность документооборота в период отсутствия руководителя.

Роли, которые могут назначить сотрудникам заместителя

Администратор, Кадровик

Ключевые особенности

Совет

Предварительные условия и ограничения

Процесс назначения заместителя

1. Перейдите в реестр Сотрудники, откройте карточку того сотрудника, которому необходимо назначить заместителя и перейдите на вкладку Заместители

   

2. Нажмите на кнопку + Добавить заместителя

   

3. В открывшемся окне выберите заместителя из выпадающего списка сотрудников, назначьте даты замещения, отметьте необходимый тип замещения при помощи галочки и нажмите на кнопку Сохранить

   

4. Если у сотрудника должно быть более одного заместителя, то повторите все вышеописанные шаги для всех заместителей

   

Результат добавления заместителя

После назначения:

• Заместитель по заявлениям будет получать уведомления о новых заявлениях, где замещаемый сотрудник назначен согласующим, увидит такие заявления в реестре и сможет согласовать их от лица замещаемого сотрудника

• Замещаемый сотрудник будет видеть свои заявления в реестре и в любой момент может сможет просмотреть или согласовать их самостоятельно

Процесс удаления заместителя

Способы удаления:

• Заместитель удаляется автоматически при достижении установленной даты окончания замещения

• Заместителя можно удалить вручную. Например, в том случае, если замещение добавлено по ошибке или замещаемый сотрудник вышел на работу раньше установленной даты окончания замещения

  
  

Для удаления замещения вручную:

1. Перейдите в реестр Сотрудники, откройте карточку того сотрудника, которому необходимо назначить заместителя и перейдите на вкладку Заместители

   

2. Нажмите на красную иконку с корзиной, которая расположена справа от периода замещения, который необходимо удалить

   

Результат удаления замещения

Заместитель перестанет видеть заявления замещаемого сотрудника в реестре заявлений и получать уведомления

Согласование заявлений заместителем

Если Вас назначили заместителем, то для согласования заявлений:

• Откройте реестр Заявления и перейдите на вкладку Ожидает моих действий. Заявления, в которых вы размещаете согласующего отмечены специальным символом, а тот, кого Вы замещаете, отображается в реестре, как Участник

• Откройте карточку заявления и выберите действие из выпадающего списка: Согласовать или Отклонить

Результат согласования заявления заместителем

• Статус заявления изменится на «Согласовано заместителем»

• Действие заместителя отобразится в оттиске печатной формы заявления

  
  

  
  

Подключение двухфакторной аутентификации

Роли, которые могут включить двухфакторную аутентификацию на портале

Администратор, Кадровик по запросу в Службу заботы о клиентах на help@hr-link.ru

Роли, которые могут настроить двухфакторную аутентификация для авторизации, если двухфакторная аутентификация включена на портале

Все пользователи HRlink

Описание

Основное

Двухфакторная аутентификация – это метод усиления безопасности, при котором для входа в HRlink необходимо пройти проверку с использованием двух разных видов подтверждения личности:

• Логин и пароль

• Приложение-аутентификатор, в котором генерируются одноразовые коды для входа

Ключевые особенности

Подключение двухфакторной аутентификации для авторизации

Предварительные условия

Процесс подключения двухфакторной аутентификации с компьютера

Шаг 1: в HRlink:

• Перейдите на страницу авторизации

  • Если Вы авторизованы в HRlink, то нажмите на кружок с инициалами, расположенный в правом верхнем углу страницы, или на «Личный кабинет» и выберите Выход

    

  • Если Вы не авторизованы в HRlink, то портал сразу откроется на странице авторизации. Введите логин и пароль и нажмите на кнопку Войти

    

• После авторизации откроется страница с подключением двухфакторной аутентификации и QR-кодом

  

Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):

• Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Сканировать QR

  

• Наведите окно сканирования на QR-код, который отображается на странице двухфакторной аутентификации в HRlink. Приложение откроется на странице с одноразовым кодом для авторизации. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд

  

Шаг 3: в HRlink:

• Введите 6-значный код из приложения и нажмите на кнопку Подтвердить

  

Процесс подключения двухфакторной аутентификации со смартфона

Шаг 1: в HRlink

• Введите логин и пароль и нажмите Войти. После авторизации откроется страница с подключением двухфакторной аутентификации и секретным ключом. Перед тем, как открыть приложение-аутентификатор нажмите на иконку копирования ключа

  

Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):

• Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Добавить вручную

  

• Введите название сервиса и адрес электронной почты или телефон, который Вы используете в качестве логина. Вставьте «Секретный код», который Вы скопировали в HRlink на Шаге 1 и нажмите Далее

• На странице с одноразовым шестизначным кодом нажмите на иконку копирования. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд

  

Шаг 3: в HRlink

• Вставьте скопированный код в соответствующее поле и нажмите на кнопку Подтвердить. Вы авторизованы.

  

Результат подключения двухфакторной аутентификации

После ввода логина и пароля HRlink будет запрашивать одноразовый шестизначный код из приложения-аутентификатора при каждой авторизации

Принятие приглашения с подключением двухфакторной аутентификации

Процесс принятия приглашения с подключением двухфакторной аутентификации

Шаг 1: Примите приглашение от HRlink

Для принятия приглашения с двухфакторной аутентификацией:

• Перейдите по ссылке из приглашения. Приглашение приходит одним из двух способов: на электронную почту или в виде СМС

  

• В открывшемся окне введите последние 4 цифры номера паспорта и нажмите на кнопку Принять

  

• После авторизации откроется страница с подключением двухфакторной аутентификации и QR-кодом

  

Шаг 2: в приложении-аутентификаторе (на примере приложения «Яндекс Ключ»):

• Нажмите на кнопку + и затем на кнопку Сканировать QR

  

• Наведите окно сканирования на QR-код. Приложение откроется на странице с одноразовым кодом для авторизации. Будьте внимательны, код обновляется каждые 30 секунд

  

Шаг 3: в HRlink:

• Введите 6-значный код из приложения и нажмите на кнопку Подтвердить

  

• Придумайте и введите пароль и нажмите на кнопку Подтвердить

  

Результат принятия приглашения с подключением двухфакторной аутентификации

После ввода логина и пароля HRlink будет запрашивать одноразовый шестизначный код из приложения-аутентификатора при каждой авторизации

Возможность отменить подписание Документа ПРР и Госключом

Теперь сотрудники могут отменить подписание документа, которые уже были отправлены на подписание в приложение «Госключ» или на Портал «Работа России». Эта доработка позволит отменять подписание документов, если тип подписи был выбран по ошибке или у сотрудника в данный момент отсутствует доступ к выбранному типу подписания.

Для отмены подписания документов сотруднику необходимо:

• В карточке документа нажать на кнопку Отменить подписание

После отмены документ вернется в тот статус, в котором он находился перед отправкой. Сотрудник снова сможет выбрать тип подписи из доступных ему вариантов.

Подписание документов ПЭП HRlink

Описание

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ПЭП применяется для подписания большинства кадровых документов наряду с УНЭП и обладает такой же юридической значимостью.

Для подписания при помощи ПЭП сотрудники идентифицируются через стандартные методы аутентификации: логин и пароль, двухфакторная аутентификация.

Ключевые особенности

В отличие от УНЭП процесс подписания при помощи ПЭП быстрее и удобнее и не требует одноразовых кодов для подписания

Ограничение текущей версии

Напоминаем, что в HRlink есть возможность аннулировать документы, которые были оформлены с нарушениями.

Процесс подписания при помощи ПЭП HRlink

Для подписания ПЭП HRlink:

• Из реестра Документы откройте карточку нужного документа и нажмите на кнопку подписать ПЭП HRlink, расположенную в правом верхнем углу страницы

  

• Подтвердите подписание. Для этого в диалоговом окне нажмите Подписать

  

Результат подписания ПЭП

• Статус документа обновится на Завершён

• В оттиске печатной формы отобразится соответствующая запись: «Подписано ПЭП HRlink»

Подписание заявлений при помощи ПЭП HRlink

Процесс подписания при помощи ПЭП HRlink

• Для подписания ПЭП HRlink загрузите заявление из реестра Заявления. Для этого нажмите на кнопку + Подать заявление. После того, как все поля заявления будут заполнены нажмите на кнопку Перейти к подписанию, расположенную в правом нижнем углу на форме подачи заявления

  

• Подпишите заявление при помощи ПЭП. Для этого нажмите на кнопку Подписать ПЭП, расположенную в правом верхнем углу

  

• Подтвердите подписание. Для этого в диалоговом окне нажмите Подписать

  

Результат подписания ПЭП HRlink

Статус заявления обновится на Подписан

В оттиске печатной формы отобразится соответствующая запись: «Подписано ПЭП HRlink»

Системное поле «Краткое наименование Юридического Лица» в шаблоне заявления

В списке системных полей шаблонов заявлений появилось новое системное поле – «Краткое наименование Юридического Лица», которое можно добавить в файл шаблона печатной формы заявления. Так печатная форма будет формироваться без использования склонений юрлица.