Модуль ЛНА, Изменение канала подписания без перевыпуска сертификата УНЭП, Уведомления в Telegram.
Модуль ЛНА.
Ускоряет и упрощает работу с локальными нормативными актами и любыми другими документами, которые требуют массового ознакомления.
❗Ознакомление с ЛНА недоступно для сотрудников, у которых единственной подключенной подписью являются Госуслуги. (ПРР). Просьба не отправлять таким сотрудникам ЛНА, пока мы не сообщим о появлении такой возможности.
Инструкция по работе с модулем ЛНА.
Также доступна по ссылке.
Для загрузки нового локального нормативного акта:
Перейдите в раздел ЛНА и в верхнем правом углу нажмите Загрузить ЛНА
Выберите файл ЛНА в одном из следующих форматов: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff и нажмите Далее.
В открывшемся окне:
Выберите тип документа из выпадающего списка.
Если печатную форму документа нужно скрыть после того, как сотрудник подпишет ЛНА, то поставьте соответствующую галочку.
Укажите дату вступления ЛНА в силу.
Укажите версию ЛНА. Версия указывается вручную и может содержать, как текст, так и числовое значение.
Если на вашем портале более одного юрлица, то выберите юрлицо, для которого был составлен ЛНА.
Выберите отдел и должность, на которые распространяется данный документ. По умолчанию фильтр содержит все отделы и все должности организации.
Определите срок действия ЛНА. По умолчанию документ действует бессрочно.
Определите, нужна ли автоматическая рассылка ЛНА вместе с указанными типами документов. Если нужна, то с выбранным типом документа, ЛНА будет автоматически отправляться сотруднику на подписание. При этом все фильтры, указанные в настройках, будут соблюдены. Например, если сотрудник должен подписать ЛНА при устройстве на работу, нужно настроить рассылку таких документов вместе с типом документа “Трудовой договор”.
После того, как вы заполнили все параметры, нажмите Загрузить ЛНА. Новый ЛНА появится в реестре со статусом Черновик.
Реестр ЛНА.
Для ЛНА со статусом Черновик можно выбрать в интерактивном меню одно из следующих действий:
Выбрать сотрудников и отправить. Здесь можно добавить сотрудников, отделы или должности к существующим параметрам ЛНА. Если фильтры не настроены, то ЛНА будет отправлен всем сотрудникам данного юрлица. Изменения внесенные в этом режиме не сохранятся для всех последующих отправок данного ЛНА.
Изменить параметры. Можно изменить все параметры ЛНА, но нельзя загрузить другой файл взамен загруженного ранее. Если в тексте ЛНА произошли изменения, то вы можете создать новую версию ЛНА. Для этого нажмите кнопку Загрузить ЛНА, настройте все параметры и впишите номер новой версии.
Автоотправка. В появившемся окне можно ознакомиться с параметрами автоотправки и Включить автоотправку или Выключить автоотправку в зависимости от текущего статуса. У ЛНА с включенной автоотправкой в реестре отображается соответствующий статус под названием ЛНА. Автоотправку можно включить только в том случае, если в карточке ЛНА указаны типы документов, вместе с которыми он должен отправляться. Если такой документ не был выбран при первоначальной настройке, то вы можете добавить его, нажав Изменить параметры.
Удалить. После удаления отправленного ЛНА связанные документы будут удалены из реестров сотрудников. Для удаленных ЛНА все вышеперечисленные действия недоступны.
После того, как вы отправите ЛНА на подписание, статус документа изменится на В процессе. Сотрудники, указанные в параметрах ЛНА, получат уведомление о новом документе и смогут подписать его, перейдя по ссылке или в своем личном кабинете из реестра документов.
Для ЛНА со статусом В процессе можно выбрать в интерактивном меню одно из следующих действий:
Выбрать сотрудников и отправить. Здесь можно добавить сотрудников или отделы к существующим параметрам ЛНА. Изменения внесенные в этом режиме не сохранятся для всех последующих отправок данного документа.
Изменить параметры. Можно изменить только: Отделы и Должности, Срок действия и поставить галочку Скрывать документ от сотрудника после подписания.
Автоотправка. В появившемся окне можно ознакомиться с параметрами автоотправки и Включить автоотправку или Выключить автоотправку только для того ЛНА, которому предварительно в параметрах был назначен Тип документа для совместной отправки.
Удалить. После удаления документа появится на соседней вкладке реестра ЛНА – Удаленные. Для удаленных ЛНА все вышеперечисленные действия недоступны.
Прогресс подписания документа со статусом В процессе удобно отслеживать в карточке ЛНА. Чтобы открыть карточку ЛНА кликните на его название в реестре. В карточке вы можете: ознакомиться с параметрами ЛНА, просмотреть Документ и Лист ознакомления.
В листе ознакомления можно:
Скрыть подписавших, нажатием на соответствующую галочку. Так вы можете увидеть в Листе ознакомления только тех сотрудников, которые открывали ЛНА, но еще не ознакомились под роспись и тех, кто еще не открывал документ.
Скачать отчет XLS. Дублирует Лист ознакомления и позволяет просматривать реестр ознакомления и подписания через редактор таблиц.
Отфильтровать сотрудников по Статусу, Отделу, Дате отправки, Дате просмотра и Дате подписания, а также выполнить поиск по ФИО сотрудника в соответствующем фильтре.
Удалить сотрудника из Листа ознакомления.
Скачать архив документооборота у тех сотрудников, которые подписали документ.
После того, как все сотрудники подпишут ЛНА, статус поменяется на Подписан.
Изменение канала подписания без перевыпуска сертификата УНЭП.
Для смены канала подписания:
Зайдите в карточку сотрудника→Сертификаты
В УНЭП, напротив пункта “Канал получения кода подписания”: нажмите Изменить
В открывшемся окне выберите один из существующих каналов или укажите новое значение и нажмите Изменить.
В карточке сотрудника появится статус В процессе изменения канала. Сотрудник получит уведомление и сможет перейти по ссылке к заявлению на смену канала. После того, как сотрудник подпишет заявление, все последующие коды для подписания документов будут приходить сотруднику на новый канал, а в карточке сотрудника отобразится актуальный Канал получения кода подписания.
Если сотрудник отклонит изменение канала, то вы увидите соответствующий статус.
Если произошла ошибка УЦ, то вы увидите статус Ошибка при изменении канала.
Кнопка Изменить будет снова доступна во всех вышеописанных случаях.
Уведомления в Telegram.
Теперь каждый сотрудник может выбрать Telegram в качестве канала для получения уведомлений о новых документах и заявлениях.
Когда функция будет активирована, все сотрудники после авторизации на портале увидят сообщение с предложением подключить Telegram и смогут принять предложение или скрыть его.
Если предложение не было принято сотрудником сразу, то для подключения уведомлений в Telegram сотруднику необходимо:
Нажать на иконку Telegram в правом верхнем углу личного кабинета.
В открывшемся окне перейти по ссылке. Telegram откроется на странице бота.
Нажать кнопку Начать.
Для отмены отправки уведомлений в Telegram:
Сотрудник может остановить бота из мобильного приложения. Тогда уведомления будут приходить сотруднику на предыдущий активный канал. После деактивации бота, сотрудник сможет повторно подключить бота в своем личном кабинете.
Кадровик в карточке сотрудника может сдвинуть ползунок напротив одного из подтвержденных каналов для уведомлений. После того, как кадровик отключит сотруднику Telegram, сотрудник сможет восстановить доступ к боту только через кадровика.
