Кадровик в Модуле интеграции для 1С: передать остаток отпуска из 1С в HRlink
Скачайте версию модуля интеграции с графиком отпусков.
Для передачи прогнозного остатка отпусков из 1С в HRlink:
В Модуле интеграции перейдите на вкладку График отпусков и определите, нужно ли при выгрузке Учитывать остатки предыдущих лет
Выберите Год планирования из выпадающего списка
Выберите Организацию и Подразделения для выгрузки, если это необходимо. Рекомендуем протестировать выгрузку на одном выбранном подразделении или сотруднике, а затем для планирования графика отпусков выгрузить остатки для конкретного юрлица
Выберите сотрудников для выгрузки. Для этого в поле «Сотрудники» нажмите на …>Подбор, добавьте необходимых сотрудников, нажмите на кнопку Выбрать>ОК. Для выбора всех сотрудников воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+A
После того, как все параметры будут настроены нажмите на кнопку Выгрузить и дождитесь, когда шкала выгрузки во всплывающем сообщении достигнет 100%
После того, как график отпусков будет передан в HRlink, можно приступить к оповещению сотрудников о начале планирования.
Кадровик в HRlink: оповестить сотрудников о начале планирования графика отпусков через ЛНА
Для оповещения сотрудников о начале планирования отпусков:
Подготовить специальный документ (пример) в одном из следующих форматов: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .tiff. и скопировать в него ссылку на инструкцию для сотрудников по заполнению графика отпусков и ссылку на раздел Отпуска. Для генерации ссылки на раздел перейдите в Отпуска на портале и скопируйте ссылку из адресной строки браузера
Загрузить ЛНА по инструкции
В параметрах ЛНА выбрать свой тип документа, который был предварительно создан по инструкции или выбрать из выпадающего списка «Приказ по основной деятельности»
Отправить ЛНА сотрудникам по инструкции
Сотрудник в HRlink: запланировать отпуск
Для заполнения графика отпусков Сотруднику необходимо:
Перейти в Отпуска>Мой отпуск и нажать на кнопку +Добавить отпуск
Во встроенном календаре выбрать даты основного отпуска продолжительностью не менее 14 календарных дней и нажать на кнопку Выбрать
Последовательно выполнить вышеописанное действие для распределения оставшихся дней основного отпуска. Число оставшихся дней отпуска отображается в строке с интерактивным чек-листом
Повторить действие для распределения дней дополнительного отпуска и изменить Тип отпуска Основной на Дополнительный, если в интерактивном чек-листе есть дополнительные дни отпуска
Нажать на кнопку Сохранить. Если кнопка не активна, то необходимо проверить правильность заполнения при помощи чек-листа. У графика, который заполнен без ошибок, все галочки интерактивного чек-листа меняют цвет на зелёный
Руководитель в HRlink: согласовать график
Для согласования графика отпусков Руководителю необходимо:
Перейти в Отпуска>Мои подчиненные и выбрать месяц для согласования. По умолчанию график отпусков открывается на текущем месяце
Согласовать график отпусков за выбранный месяц для всех подчиненных. Если все отпуска соответствуют требованиям, то нажмите на кнопку Согласовать (Месяц)>Подтвердить
Согласовать график отпусков за весь год для всех подчиненных. Если график отпусков за весь год составлен без ошибок, то нажмите на кнопку Согласовать весь год>Подтвердить
Согласовать даты отпуска для выбранного сотрудника. Отметить отпуск при помощи зеленой галочке в чек-боксе. Статус поменяется на «Согласован». Действие можно отменить повторным нажатием на галочку
Даты отпуска можно Редактировать. Для этого необходимо нажать на ФИО сотрудника или на три точки в конце календарной шкалы нужного отпуска и нажать на кнопку Редактировать
В карточке редактирования отпуска можно:
Поменять даты отпуска. Например в том случае, если выбранные даты не соответствуют правилам организации или противоречит графику отпусков замещающих сотрудников
Выборочно согласовать один или несколько отпусков. Когда все данные будут внесены, нажмите на кнопку Сохранить
Руководитель в HRlink: заполнить график за сотрудников
Для заполнения графика отпусков за подчиненного Руководителю необходимо:
На вкладке Мои подчиненные нажать на кнопку Кто без отпуска? и выбрать из списка того Сотрудника, которому необходимо заполнить график отпусков
Нажать на кнопку +Добавить отпуск и последовательно внести даты всех отпусков. При необходимости отпуск можно сразу согласовать. Для этого необходимо кликнуть на статус Запланирован, статус изменится на Согласован. Нажать на кнопку Сохранить
Выгрузка запланированного графика отпусков в 1С
После того, как все отпуска будут запланированы, их можно передать из HRlink в 1С при помощи обработки «Заполнение графика отпусков»
Процесс установки и первичной настройки обработки
Загрузите обработку для заполнения графика отпусков по ссылке
Добавьте обработку в 1С. Для этого в разделе «Дополнительные отчёты и обработки» нажмите на кнопку Добавить из файла и добавьте загруженный файл «Заполнение графика отпусков». По умолчанию обработка получит размещение в разделе «График отпусков»
Нажмите на кнопку Записать и закрыть
Перейдите в раздел «График, переносы отпусков», выберите необходимый график отпусков в списке или создайте новый, следуя обычному процессу
Нажмите на кнопку Еще, расположенную в верхнем правом углу окна и выберите Заполнить по данным HRlink
Откроется окно обработки. Если Вы открыли ее впервые, то введите адрес портала, нажмите на «Токен заполнен» и вставьте токен, который Вы скопировали в HRlink
Перейдите в настройки по иконке в правом верхнем углу окна обработки
Выберите вид дополнительного отпуска. Кликните два раза на поле выбора дополнительного отпуска и нажмите Показать все
Если Вы работаете с серверной версией 1С, то установите «Да» двойным кликом в соответствующем поле системной настройки
Нажмите Сохранить настройки
Процесс передачи запланированных отпусков в 1С
Для передачи графика отпусков в 1С:
В графике отпусков, который необходимо заполнить, нажмите на кнопку Еще, расположенную в верхнем правом углу окна и выберите Заполнить по данным HRlink
Установите период выгружаемых отпусков и нажмите на кнопку Выбрать
Нажмите на кнопку Заполнить
В сформированном списке выберите при помощи галочек сотрудников, данные которых необходимо перенести документ, либо воспользуйтесь кнопкой «Выбрать всё» и нажмите на кнопку Перенести в документ. Отпуска будут переданы в 1С
Поиск сотрудников, которые не запланировали отпуск
В обработке можно найти всех сотрудников, которые еще не запланировали отпуск. Так Вы сможете узнать, кого следует повторно уведомить о необходимости запланировать отпуск
Для поиска сотрудников, которые не запланировали отпуск:
Установите фильтр «Статус» в значение «Не запланирован» и нажмите на кнопку Заполнить
В результатах поиска отобразятся все сотрудники, которые ещё не запланировали отпуск. Вы можете уведомить сотрудников о необходимости запланировать отпуск тем способом, который принят в Вашей организации. Например, через корпоративный чат или по электронной почте
Отправка графика отпусков сотрудникам на ознакомление
После того, как все данные были перенесены, можно отправить спланированный график отпусков сотрудникам на ознакомление
Закройте окно обработки и запишите данные, которые были переданы в график отпусков. Выберите сотрудников, которым необходимо отправить график на ознакомление и нажмите Печать>Сформировать пакет документов и отправить на портал
Выберите при помощи галочки документ «График отпусков» и нажмите на кнопку Сформировать документы
Назначьте маршрут подписания
Нажмите на кнопку Отправить документы
Документы будут отправлены выбранным сотрудникам. Сотрудники смогут ознакомиться и подписать график отпусов доступным им видом электронной подписи.